关于做好2024级新生学籍档案卡填写归档工作的通知

关于做好2024级新生学籍档案卡填写归档工作的通知

各学院：

学籍档案卡是普通高等学校在校生重要的档案材料，根据《普通高等学校学生管理规定》《聊城大学普通全日制本科学生学籍管理规定》等文件要求，为进一步规范我校学籍档案卡管理，现就2024级新生学籍档案卡填写、归档等工作通知如下，请各学院务必高度重视，按照要求认真做好相关工作。

一、学籍档案卡填写

学校统一制作2024级新生学籍档案卡，每名学生两张正式卡（彩色）和一张草稿（黑白），各学院领取后组织学生规范填写，一定要先填写草稿，经老师审核无误后再填写正式卡。具体要求如下：

1．填写要求

学籍档案卡必须学生本人填写，不能代填。先填写草稿，填写无疑问经老师审核后方可填写正式卡，正式卡必须使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，字迹工整、信息准确、内容完整、不得涂改。学生填写完毕并确认无误后，各学院组织进行审核。

2．填写说明

照片：根据上级文件通知要求学籍档案卡上的照片应为入学后统一现场采集的照片，采集的照片已打印到正式卡上，不得粘贴照片。

学院专业：需填写完整规范名称，不要使用简称。

姓名：按入学时的姓名填写。

曾用名：有曾用名者可填写，没有写“无”，不得为空。

政治面貌：中共党员、中共预备党员、共青团员、群众等。

入学时间：2024年录取的学生、恢复入学资格2024年入学的学生统一按2024年9月2日填写；休学后复学到2024级的学生按休学前入学时间填写。

籍贯：按照户口簿上的籍贯信息填写。

健康状况：良好、一般、较差。

本人简历：填写从小学到大学入学前的全部履历，年月必须衔接（暑假除外）；涉及时间的信息按照XXXX年XX月填写。

家庭成员及社会关系：

“家庭成员”指父母、兄弟姐妹和其他共同生活的近亲属（可参照家庭户口簿索引页）；

“主要社会关系”指与对本人影响较大、关系密切的亲友；

关系一栏可按“父亲、母亲、哥哥、姐姐”等称谓填写。

二、学籍档案卡归档

学籍档案卡一式两份，学院审核无误后在学生照片的左下角加盖学院公章，一份按领取的学籍档案卡目录整理装入大信封，一个班级一个信封，目录在上学籍卡在下，按页码排序；交教务处统一转学校档案馆存档，另一份学院留存装入学生档案。

若目录中的学生近期因休学、退学等原因不能填写学籍档案卡的，须填写附件1报教务处，学生学籍档案卡由学院老师仅在“学籍异动情况记录”中填写XXXX年X月休学、退学，其它部分保持为空，按页码顺序放入班级归档学籍卡。休学学生复学后重新填写学籍档案卡再替换原来归档的空白学籍卡。

在校学籍情况部分由学院工作人员根据学生在校期间实际情况填写。学生在读期间发的休学、保留学籍、复学、退学、转专业、大类分流等学籍异动情况要及时进行记录；学生跨学院转专业的，原所在学院和转入学院要做好学籍档案卡交接工作；退学学生的学籍档案卡随原班级存档。

教  务  处

2024年10月28日

附件1

XX学院2024级学生未填写学籍档案卡情况汇总表